Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur.

Le dédommagement de ces frais peut prendre la forme :

• d’un remboursement des dépenses réelles sur justificatifs ;
• d’un versement d’allocations forfaitaires ;
• de l’application d’une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire soumis à cotisations ; cette possibilité n’étant ouverte qu’à certaines professions.

Les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale. Ils sont aussi exclus de la base CSG-CRDS.

Indemnisation des frais professionnels sous la forme d’allocations forfaitaires

Si l’employeur décide de verser une indemnité forfaitaire, il doit en comparer le montant aux limites d’exonération revalorisées chaque année prévues pour les frais suivants :

• de repas au restaurant, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;
• de restauration sur le lieu de travail ;
• de repas hors des locaux de l’entreprise ;
• kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule ;
• de grand déplacement en métropole, dans les territoires situés en Outre-mer et à l’étranger ;
• allocations destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle, dans l’attente d’un logement définitif ;
• allocations destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle.

L’employeur n’a pas à justifier ces dépenses. Il doit simplement pouvoir démontrer que l’application des allocations correspondent aux situations de fait.

Lorsque les allocations versées sont supérieures aux limites d’exonération, deux situations sont possibles :

• si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait, l’allocation versée est réintégrée dans l’assiette dès le premier euro car c’est alors un complément de rémunération ;
• si les circonstances de fait sont établies, la fraction excédentaire est exclue de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que l’allocation a été utilisée conformément à son objet en produisant les justificatifs.

En matière de frais professionnels, les remboursements sur la base d’allocations forfaitaires ne s’appliquent pas aux dirigeants relevant du régime social des non-salariés. Il en va de même pour :

• les gérants minoritaires de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité ;
• les présidents-directeurs généraux de société anonyme ;
• les présidents et dirigeants de société par actions simplifiées.

Pour ces personnes, les frais professionnels sont évalués d’après leur valeur réelle. Par mesure de simplification, l’indemnisation forfaitaire à partir du barème fiscal d’indemnités kilométriques est admise lorsque le véhicule personnel est utilisé à titre professionnel.

Indemnisation des frais professionnels sur la base des dépenses réellement engagées

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des dépenses réellement engagées pour avoir la qualification de frais professionnels.

Ces situations correspondent aux frais :

• supportés par le travailleur salarié ou assimilé se trouvant en situation de télétravail ;
• engagés par le travailleur salarié ou assimilé pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
• de déménagement suite à mobilité professionnelle ;
• exposés par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger ;
• engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les départements et collectivités d’Outre-mer ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Dans les cas où le remboursement sur la base d’allocations forfaitaires est admis, l’employeur peut décider de rembourser le salarié de ses frais sur justificatifs.

Les remboursements sont exclus de la base de calcul des cotisations si l’employeur est en mesure :

• de prouver que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions ;
• et de produire les justificatifs de ces frais.

Il n’y a pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.

Retrouvez les barèmes relatifs aux frais professionnels dans notre rubrique taux et barèmes.